近日，为适应海南自由贸易港建设及全程电子化登记改革需要，省市场监管局与省档案局联合制定并发布了《经营主体登记档案管理办法(试行)》(简称《办法》)，旨在进一步加强全省经营主体登记档案(简称“登记档案”)的规范化、标准化管理，有效保护登记档案资源安全，提升登记档案社会利用效率与服务便利化水平。该《办法》将于2026年1月12日起正式施行。

一、出台背景与必要性

制定《经营主体登记档案管理办法(试行)》是落实国家市场监管总局、国家档案局统一制度规范的必然要求，也是适配海南自贸港建设、加强本地登记档案管理的迫切需要。同时，随着海南经营主体数量持续增长、跨区域流动日益频繁，经营主体对档案数字化转型、跨区域迁移便利化、信息安全与利用便利也提出相关需求。通过制定本办法，既能全面衔接《中华人民共和国档案法》《市场主体登记管理条例》等法律法规，又能针对性解决本地档案收集、保管、迁移、查询等环节的不规范问题，为优化营商环境、支撑全国统一大市场建设、服务海南经济社会高质量发展提供坚实的档案管理制度保障。

二、核心内容与主要亮点

《办法》共五章十八条，涵盖了总则、档案收集整理保管、档案利用、监督管理与法律责任以及附则，系统构建了登记档案管理的制度框架。其主要亮点包括:

1.建立健全管理职责体系。确立了“统一领导、分级管理、集中保管”的基本原则。省市场监管局负责建立统一制度、推进标准化及本级档案管理;各市县市场监管局负责本辖区档案的收集、整理、保管和利用;各级档案主管部门依法履行监督、指导、检查职责，形成权责清晰、协同高效的管理格局。

2.明确登记档案定义。在登记档案基础上，明确了“机读档案”的定义，即对登记档案进行摘编所形成的材料。与登记档案相比，机读档案是对登记档案基本信息的提炼，满足社会多元化的查询需求。

3.规范全流程管理。对登记档案的归档范围、标准、方式、存储及保管期限作出了详细规定。强调电子档案与传统载体档案具有同等法律效力，推行以电子归档为主。明确经营主体注销后档案保管期限一般为20年，并建立定期鉴定与移交机制。

4.拓展便利化查询服务。详细列举了经营主体自身及相关人员、公检法等国家机关、法律职业从业者、破产管理人等多类查询主体及申请条件。在保留传统窗口线下查询方式的同时，大力推广通过“海南省企业电子档案查询系统”进行线上电子化查阅，提供包括“海易办”APP实名认证、电子营业执照扫码授权等多种便捷认证查询方式。

5.强化安全管理与风险防控。注重保护国家秘密、商业秘密、个人隐私与个人信息，要求归档时对敏感信息进行专门处理。明确规定禁止不正当查询行为，并创新性提出在省级查询系统中部署智能审核与熔断机制，通过技术手段(如监测单IP高频查询)结合定期人工抽检，构建“技术+人工”双重风险防范体系，对违规行为采取账户冻结、权限暂停、列入黑名单等管控措施。

6.压实法律责任。明确了档案管理人员在丢失、篡改、违规提供、玩忽职守等情形下的责任，以及查询利用者故意损毁档案等行为的法律责任，并明确涉嫌犯罪的将依法移送司法机关，为登记档案管理安全提供了有力保障。

三、下一步工作

《办法》通过制度化的档案管理与便捷化的查询服务，将有力支持政府决策、司法协作、商业活动与社会公众的信息需求，促进数据要素的合规高效流通利用。下一步，省市场监管局将联合相关部门，积极推动《办法》的落地执行，督促各市县分批分类推进历史档案数字化归档工作，不断完善海南省企业电子档案查询系统功能，确保登记档案管理工作迈上新台阶，为海南自由贸易港高质量发展贡献力量。